Ekstern Relocation Manager til domicilflytning
Så kan I drifte imens…
At flytte en virksomhed er altid en tidskrævende proces, som de færreste virksomheder har ledige ressourcer klar til at projektlede. Desuden følger der en mængde små og store beslutninger og opgaver i forlængelse af beslutningen om flytning, som også skal løses.
Derfor kan det være en fordel at indgå samarbejde med en ekstern Relocation Manager til at styre jer sikkert igennem processen og den detaljerede planlægning. Dermed får I en sikker og professionel projektledelse af selve flytningen og alle faser, der leder op til og følger efter.
Vi samarbejder med Lisbeth S. Nielsen, ejer af VISIONmatters, som har specialiseret sig i domicilflytning. Vi tilbyder derfor også planlægning og facilitering af processen fra gammelt til nyt domicil.
VISIONmatters bidrager med at:
- Samle overblik og har ansvar for planlægning af flytningen
- Holde fokus på de store linier og den mindste detalje
- Drive processen, så I når i mål med flytningen til tiden.
- Sikre mindst mulig nedetid for drift under selve flytningen
Med andre ord – VISIONmatters lægger den overordnede plan gennem flere eller alle faser af projektet, holder et fast greb om stafetten og driver processen for jer. Og det kan ses på bundlinjen.
”Jeg opdagede hurtigt, at det er umuligt
at drive virksomheden ved siden af, hvis jeg
selv skulle forestå flytningen. Med Lisbeth havde
vi one point of contact. Hun tog os i hånden
gennem hele flytningen.”
Jonas Bruun Nørgreen, CFO,
Coze Aarhus A/S
VISIONmatters tager sig af alle (eller udvalgte) faser i jeres flytning:
Forberedelse på nuværende og kommende domicil
- udsendelse af udbudsmateriale til flyttefirmaer, møder med disse samt kontraktforhandling.
- detailplanlægning af eksekvering med valgt flyttefirma og afdelingsledere eller andre nøglepersoner (eksempelvis ekstern IT-leverandør eller lignende).
- følge ombygning/byggeri tæt for overholdelse af tidsplan, aktiv deltagelse i byggemøder.
- indhentning af tilbud på diverse øvrige ydelser (AV, IT, indretning, møblement etc.).
- information til medarbejdere om tidsplan samt udførlig pakkevejledning.
- Space Planning for nye kontorer og øvrig indretning.
- gennemgang og planlægning af drift i eksisterende og nyt domicil – kantine/frokostordning, haveservice, rengøring, planteservice, affaldssortering, renovationsløsninger, leasingaftaler m.m.
Indflytning/eksekvering
- styring af eksekveringen af flytningen, så implicerede parter – medarbejdere, flyttefirma, leverandører m.fl. – har one point of entry.
- der kan suppleres med forskellige projektprofiler til specifikke support opgaver undervejs
- der udarbejdes en overordnet plan, som kommunikeres både internt og eksternt.
- i eksekveringsfasen bedrives både micro og macro management, så den overordnede plan holdes, og den mindste detalje fanges og fikses.
- der skabes transparens gennem systematiske tjeklister på opgaverne, som deles med andre opgave-ejere i projektet. Det giver en god fælles forventningsafstemning om hvem, der er ansvarlig for opgaven og deadlines.
Efter flytning samt nedlukning af fraflyttet sted
Nyt domicil:
- registrering og anmeldelse af eventuelle flytteskader.
- ”medarbejder-tjek” – sikre at alle er blevet godt etableret, registrere mangler eller lignende, så medarbejdere i alle afdelinger hurtigst muligt kommer tilbage til normal drift.
- ophængning af diverse billeder, tavler, hylder, infoskærme eller lignende – og kaffemaskinen kører naturligvis!
Fraflyttet domicil:
- registrering af eventuelle flytteskader.
- oprydning og istandsættelse af fraflyttet domicil.
- aflæsning af vand, varme, el.
Vores entreprenør-referencer
